What kind of words do you use when you send e-mails to your supervisor or client in Japanese? It’s rarely that business mail starts with “Hello” in Japan. We’ll teach you the how to write a typical Japanese business mail with some examples.
At the beginning -冒頭-
If you send e-mail to your supervisor, just start writing with “お疲れ様です“. You can use this word day and night. “お疲れ様です” means “Thank you for the hard work”, but it is used as mere greeting.
If you send e-mail to your client, you should write “お世話になっております” at the beginning. This word means “Thank you for your continued business”. Japanese business person often says “お世話になっております“, even to clients they haven’t met in a while.
○○[Your SV]さん
お疲れ様です。
マーケティング部の田中です。
△△[Your Client’s Company Name]
○○[Your Client]様
お世話になっております。
サンプル株式会社の田中です。
Conference Setting -会議の設定-
When you ask your supervisor or client to adjust the meeting schedule, you need to specify the contents of the meeting, how long it will take, and some candidate dates.
…
新商品の開発に関して打ち合わせをさせていただきたく、
1時間ほどお時間をいただけますと幸いです。
つきましては、以下候補日よりご都合の良い日程をご提示いただけますでしょうか。
4月1日(月) 10:00～11:00
4月2日(火) 14:00〜15:00
4月3日(水) 10:00〜11:00
Material Sharing -資料の共有-
When you attach a file to e-mail, you should write down what you attached.
…
本日の会議資料を添付いたしましたので、ご確認ください。
Closing -締め-
The last line of business mail should be with your name. If it’s a mail to your supervisor, you should write your name and your department. If it’s a mail to your client, you should write your name and your company.
※to your SV
…
マーケティング部
田中
※to your client
…
サンプル株式会社
田中
※These are just examples, so if you have company rules, follow them. Thank you!
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